Annexe A du règlement administratif 2 : Conseil et comités

CODE DE CONDUITE ET CONFLIT D’INTÉRÊTS

Approuvé par le Conseil : Le 3 mars 2023

1. CODE DE CONDUITE

Le Code de conduite s’applique à tous les membres du Conseil et membres de comité de l’OTRO. Ces derniers doivent obtenir et maintenir la confiance du public en faisant preuve d’un comportement professionnel et déontologique le plus élevé, en exécutant leurs obligations, en répondant aux attentes à l’égard du mandat de protection du public de l’OTRO, en appuyant des pratiques de gouvernance solides et en protégeant l’intégrité de l’OTRO.

Obligations fiduciaires Les membres du Conseil et des comités ont une relation fiduciaire à l’égard de l’OTRO. Ils doivent notamment :
1.01	Agir de façon honnête, objective, de bonne foi et dans l’intérêt de l’OTRO, conformément à son mandat de protéger le public. Ce devoir a préséance sur toute allégeance à une autre organisation, association, personne et sur tout intérêt personnel ou professionnel.
1.02	Respecter les décisions prises par une majorité du Conseil et des comités, peu importe le niveau de désaccord passé.
1.03	Adhérer au modèle établi de gouvernance de l’OTRO.

Responsabilisation et compétences Les membres du Conseil et des comités ont une responsabilité envers le public pour leurs décisions et leurs actions. Ils sont tenus de faire ce qui suit :
1.04	Exécuter tous leurs pouvoirs et responsabilités de bonne foi et dans l’intérêt supérieur de l’OTRO, conformément à son énoncé de mission, ses buts et objectifs ainsi que conformément à son mandat de protéger le public.
1.05	Se conduire en tout temps de manière à protéger la réputation de l’OTRO et, tout particulièrement, agir de manière juste, honnête et intègre.
1.06	Se familiariser avec les dispositions de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR), ses règlements et son Code, la Loi de 1991 sur les thérapeutes respiratoires, les règlements, les règlements administratifs, les politiques et procédures de l’OTRO, et s’y conformer.
1.07	Participer à toutes les séances de formation et d’orientation demandées.
1.08	Assister de manière régulière à toutes les réunions du Conseil et (ou) des comités, ce qui comprend lire les documents à l’avance, être à temps, discuter de manière constructive, respectueuse et courtoise, reconnaître les antécédents, compétences et expériences divers des membres du Conseil, des comités et du personnel.
1.09	Répondre sans tarder aux communications du personnel, des membres du Conseil et des comités concernant les affaires du Conseil et des comités.
1.10	Se conformer strictement à l’entente de confidentialité avec l’OTRO, à la politique sur la confidentialité de l’OTRO et aux dispositions sur la confidentialité de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées et du Code.

Intégrité Les membres du Conseil et des comités sont tenus d’adhérer aux normes les plus élevées de conduite professionnelle et personnelle. Ils doivent notamment :
1.11	Se conduire de manière à respecter l’intégrité de l’OTRO en s’efforçant d’être juste, impartial et non biaisé au moment de prendre des décisions.
1.12	Éviter les conflits d’intérêts réels ou apparents et, si cela s’avère impossible, en faire la divulgation; se conformer aux règlements administratifs et aux politiques de l’OTRO en matière de conflit d’intérêts.
1.13	Protéger la confidentialité de toute information présentée au Conseil ou aux comités, à moins que la divulgation ne soit autorisée par le Conseil ou qu’elle soit autrement permise en vertu de la LPSR.
1.14	Maintenir le décorum approprié à toutes les réunions du Conseil et des comités, en respectant les codes de règles de procédure adoptés par le Conseil de l’OTRO.
1.15	Éviter de parler ou d’avoir l’apparence de parler au nom de l’OTRO, à moins d’une autorisation explicite en ce sens par le registraire ou le Comité exécutif.
1.16	Éviter d’avoir des conversations avec d’autres membres du Conseil ou des comités, à l’extérieur du processus officiel de prise de décisions du Conseil ou de comité, afin de tenter d’influencer les décisions prises par le Conseil ou un comité.
1.17	Respecter les limites du personnel dont le rôle ne consiste pas à travailler pour les membres du Conseil ou des comités, ce qui comprend de ne pas communiquer avec le personnel directement, sauf pour les questions où il a été affecté à fournir un soutien administratif au Conseil ou à un comité, ou si c’est autrement approprié.
1.18	Respecter des limites appropriées avec les membres du Conseil, les membres des comités, le personnel, ce qui comprend de ne pas agir de façon qui pourrait raisonnablement être perçue comme discriminatoire ou comme du harcèlement ou de mauvais traitement d’ordre sexuel, verbal, physique, et intervenir si l’on est témoin de tels comportements venant d’autres personnes.

Diversité et inclusion Les membres du Conseil et des comités mènent par l’exemple et respectent l’individualité et les valeurs personnelles de leurs collègues et du personnel. Ils sont tenus de :
1.19	Favoriser un milieu où différentes cultures sont respectées, qui reconnaît et appuie l’inclusion et la diversité de chacun;
1.20	Faire preuve de respect des différents points de vue et positions qui sont exprimés de bonne foi par d’autres membres du Conseil ou de comité pendant les délibérations de ces derniers;
1.21	Appuyer un milieu pour les membres du Conseil et des comités, le personnel, les inscrits, les parties prenantes et les détenteurs de droits qui est exempt d’intimidation, de harcèlement (sexuel ou autre), de mauvais traitements, menaces ou violence d’ordre physique ou verbal.

2. CONFLIT D’INTÉRÊTS

Définition
2.01	Les membres du Conseil et des comités ne peuvent pas remplir leurs fonctions s’ils sont en situation de conflit d’intérêts.
2.02	Un conflit d’intérêts peut être réel, potentiel ou perçu.
	a)	Il y a conflit d’intérêts si une personne raisonnable en viendrait à la conclusion que les intérêts personnels ou privés du membre du Conseil ou du membre de comité, ou d’une personne ou une entreprise liée, peuvent influencer de manière inappropriée, ou pourrait être perçus comme influençant, le jugement de la personne dans l’exécution de ses tâches à titre de membre du Conseil ou de membre de comité.
	b)	Il y a un conflit d’intérêts réel lorsque (1) le membre a un intérêt privé, (2) le membre est au courant de l’intérêt privé et (3) il existe un lien suffisant entre l’intérêt privé et les responsabilités publics du membre pour avoir un effet sur leur exécution.
	c)	Il y a un conflit possible dès qu’un conflit réel est prévisible.
	d)	Il existe une perception de conflit lorsqu’une personne assez bien informée pourrait avoir l’appréhension raisonnable d’un conflit.
2.03	Il ne s’agit pas d’un conflit d’intérêts si un membre du Conseil ou un membre de comité :
	a)	Participe à une question qui touche de la même manière la totalité ou la plupart des membres de l’OTRO, à moins que le membre ait un intérêt de plus que la totalité ou la plupart des membres de l’OTRO, ou que l’incidence de cet intérêt sur le membre soit considérablement supérieure à celle de la totalité ou de la plupart des autres membres;
	b)	Participe à une question qui touche de la même manière la totalité ou la plupart des membres publics, à moins que le membre public ait un intérêt de plus que la totalité ou la plupart des membres publics, ou que l’incidence de cet intérêt sur le membre soit considérablement supérieure à celle de la totalité ou de la plupart des autres membres publics;
	c)	Accepte une marque d’hospitalité raisonnable et usuelle.

Éviter un conflit d’intérêts
2.04	Un membre du Conseil ou membre de comité qui a, ou qui pense avoir, un conflit d’intérêts concernant une question devant le Conseil, un comité ou un sous-comité, doit :
	a)	Déclarer le conflit d’intérêts au président, au registraire ou au président de comité, à la première occasion;
	b)	S’abstenir de participer à la discussion ou au vote sur la question;
	c)	Se retirer de la réunion ou, dans le cas d’une réunion ouverte du Conseil, se retirer de la table, pendant toute discussion ou vote sur la question.
2.05	Les membres du Conseil et membres de comité, les personnes parentes et sociétés liées qui souhaitent conclure des contrats avec l’OTRO dans un délai d’un an de la fin de leur nomination ou de leur mandat, verront leur proposition ou demande transmise au Comité exécutif aux fins d’examen, afin de s’assurer d’éviter les conflits d’intérêts.
2.06	Tout membre du Conseil ou membre de comité qui est d’avis qu’un autre membre du Conseil ou membre de comité a un conflit d’intérêts concernant une question devant le Conseil, un comité ou un sous-comité, lequel n’a pas été apparemment divulgué, peut discuter du sujet avec le membre du Conseil ou membre de comité. Si la question n’est pas réglée à la satisfaction du membre du Conseil ou du membre de comité qui perçoit un conflit, le membre du Conseil ou membre de comité peut en discuter avec le président, le registraire ou le président du comité, ou soulever la question comme motion d’ordre à la réunion. Si le président, le registraire ou le président du comité n’est pas en mesure de régler le problème, la question est présentée au Conseil (à moins que cela ne soit pas approprié, par exemple, s’il s’agit d’une question découlant d’un sous-comité, pour une audience) afin d’établir s’il existe un conflit d’intérêts. La décision du Conseil quant à l’existence ou non d’un conflit d’intérêts est irrévocable.
2.07	Un membre du Conseil ou un membre de comité qui exécute ses fonctions en présence d’un conflit d’intérêts peut être disqualifié en vertu du règlement administratif 2 : Conseil et comités, article 2.28.
2.08	Tous les conflits d’intérêts divulgués et leur résolution sont consignés.

Gestion des partis pris
2.09	Les membres du Conseil et membres de comité qui traitent d’une question touchant un membre doivent faire preuve d’impartialité et doivent avoir l’apparence de l’impartialité devant les personnes présentes.
2.10	Un parti pris peut être défini comme le fait d’avoir, ou de sembler avoir, un préjugé ou une opinion toute faite, ou de se former un jugement ou une opinion, sans examiner soigneusement tous les faits, les enjeux et les arguments. Dans toute procédure, il est essentiel que les décideurs n’aient aucun conflit d’intérêts ni parti pris. Il existe quatre (4) façons communes de créer une appréhension raisonnable de parti pris :
	i.	S’il existe une relation entre un membre du Conseil ou un membre de comité et un participant à la procédure;
	ii.	En raison de la conduite d’un membre du Conseil ou d’un membre de comité pendant la procédure;
	iii.	En raison de la participation antérieure ou du préjugé d’un membre du Conseil ou d’un membre de comité;
	iv.	Si un membre du Conseil ou un membre de comité a un conflit d’intérêts.
2.11	Une relation étroite, soit personnelle, soit professionnelle, entre un membre du Conseil ou un membre de comité et la question de la procédure, l’objet de la procédure ou un participant à une procédure peut créer une appréhension de parti pris. Il peut s’agir des relations suivantes :
	a)	parents, amis personnels, voisins, connaissances;
	b)	partenaires d’affaires ou connaissances professionnelles;
	c)	personnes avec qui le membre d’un sous-comité a eu un conflit par le passé;
	d)	personnes qui ont une relation employeur/employé et étudiant/professeur;
	e)	personne avec qui on exerce en étroite association (par exemple, dans le même hôpital).
	Pour décider si la relation présente une apparence de parti pris, il faut tenir compte de la nature et de l’importance de la relation, du type d’information qui serait transmis entre le membre du sous-comité et le participant, la durée de la relation, la nature et l’importance de la profession et la politique de l’OTRO à ce sujet.