Règlement administratif 1 :
Administration générale de l’OTRO
Approuvé par le Conseil : Le 1 mars 2024
2. SCEAU
2.01 | Le sceau de l’OTRO doit, au besoin, être apposé aux contrats, documents ou instruments écrits et signés, tel que susmentionné, par toute autre personne nommée comme signataire autorisé de l’OTRO. | |
2.02 | Le sceau de l’OTRO est illustré ci-dessous. | |
2.03 | Le logo et la marque figurant sur le site Web de l’OTRO doivent être le logo et la marque de l’OTRO figurant ci-dessous. L’OTRO revendique tous les droits de propriété intellectuelle relatifs au logo et à la marque. |
3. SIÈGE SOCIAL
3.01 | Le siège social de l’OTRO est situé dans la ville où se trouve la législature provinciale. Le Conseil décide des lieux physiques occupés par l’OTRO. |
4. REGISTRAIRE
4.01 | Le registraire peut uniquement être embauché ou congédié par une motion aux deux-tiers (2/3) de membres du Conseil présents à une réunion du Conseil. | |
4.02 | Le registraire est également le chef de la direction de l’OTRO. | |
4.03 | Entre autres choses, le registraire peut faire ce qui suit : | |
a) | donner tous les avis requis aux membres du Conseil et aux membres de l’OTRO; | |
b) | être le gardien du sceau de l’OTRO et garder toutes les copies de tous les contrats, ententes, certificats, approbations et autres documents dont l’OTRO est partie ou qui concernent les affaires administratives et intérieures de l’OTRO; | |
c) | garder selon les règles un compte exact de toutes les affaires financières de l’OTRO, déposer toutes les sommes ou objets de valeur au nom et au crédit de l’OTRO dans les institutions de dépôt désignées de temps à autre par le Conseil; | |
d) | affecter les fonds de l’OTRO conformément aux directives du Conseil, en remettant les récépissés appropriés au Conseil, au besoin, ainsi qu’un relevé de toutes les transactions et de la position financière de l’OTRO; | |
e) | embaucher, congédier, superviser et décider des modalités d’emploi de tous les autres employés de l’OTRO; | |
f) | exécuter les responsabilités du poste conformément à la LPSR, aux règlements, aux règlements administratifs et aux politiques et procédures de l’OTRO; | |
g) | être responsable de l’administration des affaires et de l’exploitation de l’OTRO; | |
h) | préparer le budget d’exploitation annuel de l’OTRO, aux fins d’examen par le Comité exécutif; | |
i) | superviser la nomination et l’élection des membres du Conseil et des personnes nommées à un comité professionnel; | |
j) | mettre en place les mesures jugées nécessaires ou appropriées pour permettre à l’OTRO de répondre à ses obligations prévues dans la LPSR, les règlements et les règlements administratifs et pour permettre à l’OTRO d’administrer ses affaires de manière appropriée; | |
k) | exécuter les responsabilités du poste conformément à la LPSR, aux règlements, aux règlements administratifs et aux politiques et procédures de l’OTRO; | |
l) | exécuter les tâches autorisées ou exigées par le Code; | |
m) | représenter l’OTRO et ses positions auprès des parties prenantes; | |
n) | exécuter d’autres fonctions, telles qu’exigées de temps à autres par le Conseil. | |
4.04 | Le registraire est un membre d’office de tous les comités. | |
4.05 | Le registraire doit : | |
a) | assister à toutes les réunions du Conseil; | |
b) | assister aux réunions de comité dans le cadre de ses tâches. | |
4.06 | Le registraire (et la personne désignée) doit, en plus du président, être le porte-parole officiel de l’OTRO. |
5. REGISTRAIRE INTÉRIMAIRE
5.01 | Une personne nommée par le Conseil à titre de registraire intérimaire pendant une absence ou une invalidité prolongée du registraire doit exécuter toutes les tâches du registraire. En cas d’absence prolongée du registraire, le Conseil peut nommer un registraire intérimaire. |
6. RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
6.01 | Règlements administratifs de l’OTRO, adoptés, modifiés ou révoqués par les deux-tiers du vote des membres du Conseil présents à une réunion dûment constituée ou par la signature de tous les membres du Conseil. | |
6.02 | Un avis de motion d’adopter, de modifier ou de révoquer un règlement administratif doit être remis aux membres du Conseil quatorze (14) jours avant la réunion, conformément au règlement administratif 2 : Conseil et comités, article 4.01. | |
6.03 | Chaque règlement administratif et chaque modification et révocation de ce règlement sera consigné et daté dans les dossiers de l’OTRO. | |
6.04 | En vertu du par. 94(2) du Code, ces changements proposés aux règlements administratifs exigés en vertu du Codedevront être distribués à chaque membre, au moins 60 jours avant le vote du Conseil, aux fins d’approbation de la modification. | |
6.05 | Une copie des règlements administratifs adoptés par le Conseil doit être remise au ministre et aux membres, en vertu du par. 94(3) du Code. |
7. DOCUMENTS
7.01 | Sauf si le présent règlement administratif ne l’indique de façon précise et sous réserve de la Loi et des règlements, tous les documents exigeant la signature de l’OTRO peuvent être signés par le registraire ou le président. | |
7.02 | Sauf si la loi le prévoit, le registraire est autorisé à signer les avis et les assignations à comparaître au nom d’un comité de l’OTRO. | |
7.03 | Le sceau de l’OTRO doit, au besoin, être apposé sur les contrats, documents, instruments écrits et signés, tel que susmentionné. | |
7.04 | Les certificats d’inscription des membres à afficher doivent contenir les signatures du registraire et du président. | |
7.05 | Sauf indication contraire dans la LPSR, le Code, les règlements ou les règlements administratifs de l’OTRO, les documents exigeant la signature et le sceau de l’OTRO doivent porter les signatures du registraire et (ou) du président ainsi que le sceau de l’OTRO ou une version qui lui ressemble (électronique). |
8. TRANSACTIONS BANCAIRES
8.01 | Dans le présent article, « banque » signifie la banque désignée sous l’article 8.02 du présent règlement administratif. | |
8.02 | Le Conseil doit désigner une ou plusieurs banques à charte en vertu de la Loi sur les banques du Canada que l’OTRO utilisera, sur la recommandation du Comité exécutif. | |
8.03 | Tout montant appartenant à l’OTRO doit être déposé à la banque, au nom de l’OTRO. | |
8.04 | Le registraire ou la personne désignée peut endosser tout instrument négociable pour perception au compte de l’OTRO par la banque ou pour dépôt au crédit de l’OTRO à la banque, conformément à toute politique applicable de l’OTRO. |
9. INVESTISSEMENTS
9.01 | Les fonds de l’OTRO peuvent être investis conformément aux restrictions décrites dans le présent règlement administratif, les politiques et d’autres directives de placement de l’OTRO. | |
9.02 | Les fonds de l’OTRO nécessaires à l’exploitation et les fonds excédants nécessaires à l’exploitation pendant un exercice financier, tels qu’ils sont identifiés dans le budget annuel, peuvent uniquement être investis conformément aux politiques de l’OTRO en matière d’investissement. | |
9.03 | Les investissements doivent être autorisés par deux (2) membres du personnel autorisés. |
10. EMPRUNTS
10.01 | Le Conseil peut, par voie de résolution : | |
a) | emprunter de l’argent sur le crédit de l’OTRO; | |
b) | limiter ou augmenter le montant des emprunts; | |
c) | prévoir des sûretés pour toute dette, obligation, responsabilité ou tout emprunt, présent ou futur, de l’OTRO, en créant une charge, une hypothèque ou un gage immobilier ou personnel de l’OTRO, présent ou futur. | |
10.02 | Deux (2) signataires autorisés doivent signer les documents mettant en application la décision prise en vertu de l’article 10.01 du présent règlement administratif. |
11. DÉPENSES
11.01 | Il est possible d’acheter ou de louer, pour le bénéfice de l’OTRO, des biens et services, sauf si cela touche des contrats et dépenses d’emploi associés aux questions transmises aux comités des enquêtes, des plaintes et des rapports, de la discipline ou de l’aptitude professionnelle ou dans le cadre de la défense dans des procédures juridiques contre l’OTRO, à condition que l’achat ou la location soit approuvé par : | |
a) | le registraire si l’obligation non budgetée qui en découle ne dépasse pas 15 000 $; | |
b) | le registraire et un autre signataire autorisé si l’obligation non budgetée qui en découle ne dépasse pas 30 000 $; | |
c) | le Conseil si l’obligation non budgetée qui en résulte dépasse 30 000 $. | |
11.02 | Tous les chèques, traites, notes, ordonnances de paiement, acceptations et lettres de change doivent être signés par : | |
a) | deux (2) signataires autorisés internes si le montant est inférieur à 15 000 $, incluant les chèques de paie et formulaires de retenue à la source; | |
b) | un (1) signataire autorisé interne, et un externe, s’il s’agit de montants de 15 000 $ ou plus, sauf pour les chèques de paie et formulaires de retenue à la source décrites dans (a). |
12. VÉRIFICATION FINANCIÈRE
12.01 | Le Conseil doit, à chaque réunion du Conseil qui a lieu au printemps, nommer des vérificateurs dûment agréés en vertu de la Loi sur la comptabilité publique pour exercer leurs fonctions jusqu’à cette assemblée et, si une telle nomination n’est pas faite, les vérificateurs en poste demeurent jusqu’à la nomination de leurs successeurs. | |
12.02 | Si les vérificateurs nommés dans l’article 12.01 du présent règlement administratif ne sont pas ne mesure de poursuivre leur tâches tel que convenu, le Conseil peut nommer de nouveaux vérificateurs. | |
12.03 | Les vérificateurs doivent présenter leur rapport au Conseil à la réunion du Conseil qui a lieu au printemps. C’est à cette réunion que les états financiers de l’OTRO sont présentés. Les vérificateurs émettent un avis à savoir si les états financiers représentent bien la position financière de l’OTRO et les résultats de son exploitation pendant la période qui a fait l’objet d’un examen, conformément aux normes comptables du Canada visant les organismes sans but lucratif. | |
12.04 | Les vérificateurs ont le droit d’accès, à des heures raisonnables, à tous les dossiers, documents, livres, comptes et récépissés de l’OTRO, et ils ont le pouvoir d’exiger des membres du Conseil, dirigeants, employés et membres de l’OTRO les renseignements qui sont à leur avis nécessaires à la préparation de leur rapport, tel que l’exige la loi ou le présent article. |
13. GESTION DES BIENS
13.01 | Le registraire demeure responsable de la gestion et de la maintenance des biens appartenant à l’OTRO. | |
13.02 | Les biens et autres actifs faisant partie de l’inventaire de l’OTRO seront assurés contre la perte et les dommages. |
14. ADHÉSION À D'AUTRES ORGANISATIONS
14.01 | L’OTRO peut maintenir son adhésion ou son affiliation à d’autres organismes [p. ex., Council on Licensure, Enforcement and Regulation (CLEAR), Réseau canadien des organismes de régulation (RCOR)] afin de favoriser les objectifs de l’OTRO et doit verser les frais annuels et autres frais demandés. | |
14.02 | L’OTRO peut maintenir son association auprès de l’Alliance nationale des organismes de réglementation de la thérapie respiratoire et doit verser les frais annuels nécessaires à l’adhésion. | |
14.03 | L’OTRO peut maintenir son association auprès des organismes de réglementation des professions de la santé en Ontario et doit verser les frais annuels nécessaires à l’adhésion. | |
14.04 | Le registraire et le président ou la ou les personnes désignées doivent représenter l’OTRO aux réunions des organismes nommés dans le présent article. |
15. DÉSIGNATION D’INSPECTEURS
15.01 | Le registraire peut nommer toute personne, autre qu’un membre du Conseil ou une personne nommée à un comité professionnel, pour remplir les fonctions d’inspecteur pour l’OTRO et en son nom. Les inspecteurs ainsi nommés pourront exécuter les tâches décrites dans la Loi, les règlements ou les politiques et procédures de l’OTRO. |
16. DISSOLUTION
16.01 | Si l’OTRO est dissout, le Conseil doit, après avoir payé et pris des dispositions pour le paiement de toutes les dettes et obligations, transférer tout actif restant après la dissolution à un organisme ayant un but semblable et qui est exempté de l’impôt sur le revenu en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada et dont les documents de constitution ou règlements administratifs interdisent de payer un revenu à ses membres ou à leur bénéfice. |